Članki

Upravljanje s ključnimi kazalci učinkovitosti, 2010

Podjetja porabijo neprimerno veliko časa za zbiranje in urejanje podatkov, namesto da bi večino tega časa usmerila v analizo in razumevanje. Po izkušnjah managerji dejansko uporabijo le 5% teh podatkov, ker poročila ne naslavljajo ustrezno posameznih strateških ciljev podjetja, ampak se le osredotočajo na učinkovitost posamezne aktivnosti ali funkcijskega področja v podjetju.

Odgovor na to kako lahko managerji pridobijo usmerjene in koristne informacije, se skriva v definiranju uravnoteženih, standardiziranih in razumljivih ključnih kazalnikov učinkovitosti (KKU). KKU omogočajo, da vse organizacijske enote v podjetju poročajo o učinkovitosti v enotnem in vsem razumljivem ter s strateškimi cilji uravnanem načinu.

Največji uspeh pri vodenju podjetja preko KKU se skriva v uspešni implementaciji in ali je podjetje pripravljeno na njihovo uporabo. Namesto da managerji dobivajo poročila za skoraj vsak proces ali funkcijo v podjetju, lahko s KKU upravljo po metodi »izjema v pravilu« - nadzorujejo samo področja, ki zahtevajo več pozornosti.

Izluščili smo tri glavne principe za uspešno implementacijo KKU:

Definirajte in uvedite uravnotežene KKU. Jasno komunicirajte kaj KKU pomenijo in kako se razlikujejo od meritev procesov in definirajte KKU, ki resnično odražajo gonilna področja podjetja. Kriterij za oceno ustreznosti KKU je odstranitev subjektivnosti, uravnoteženost skozi podjetje in enoten nabor merilnih enot, ki spodbujajo komunikacijo in sodelovanje v podjetju.

Standardizirajte in vpeljite KKU skozi več nivojev podjetja. KKU morajo biti medsebojno povezani med  nivoji podjetja in se stikati na mestih, kjer se običajno izmenjujejo informacije. Na višjem nivoju upravljanja so pomembnejši finančni KKU, na nižjem nivoju upravljanja podjetja, pa so bolj uporabni operativni KKU. Oboji morajo biti povezani in jasno ločeni ter standardizirani, da lahko izpeljemo in spremljamo vzročne povezave med njimi.

Definirajte lastništo in odgovornost. Za zagotavljanje ustreznega fokusa na posamezno organizacijsko enoto ali funkcijo je potrebno dodeliti lastništva in odgovornosti, ki pa so v metrično urejeni organizaciji lahko deljena.

Sprememba kulture

Za podjetja, ki so vajena podrobnih poročil o uspešnosti bo prehod na upravljanje s KKU zelo težak. Preglednica s KKU podjetja, verjetno ne bo uporabljana nekaj časa po implementaciji, ker je takšen prehod v načinu spremljanja in vodenja, neudoben za nekatere zaposlene. Za hitrejšo vpeljavo metode v podjetje, je potrebno da že na začetku vključimo glavne odločevalce v podjetju, da sodelujejo pri definiranju in postavitvi projekta ter so prvi uporabniki, saj bodo tako dober vzgled ostalim v podjetju.

Primeri iz prakse

Večina podjetij, ki že uporablja KKU jih najprej definira predvsem za spremljanje finančnih strateških ciljev, manj pa jih uporabljajo za nižja in operativna področja ali za tradicionalno bolj subjektivna področja, kot je npr marketing ali nabava.

Iz prakse pa poznam vsaj en primer, kjer se je veliko podjetje na področju SEE preko KKU lotilo upravljanja glavnih vidikov trajnostnega poslovanja in jih uspešno povezalo s finančnimi KKU na najvišjem nivoju upravljanja. Področje kot je vpliv na okolje, ki v slovenskih podjetjih še ni našlo starteškega mesta, lahko pa pomembno vpliva na trajnostno poslovanje podjetja in odnosa do kupcev, je lahko zelo usmerjeno in uspešno obvladovano ravno z vpeljavo KKU. Potrebnih je kar nekaj energije in volje, da se metoda KKU zgledno vpelje na tem področju, vendar pa uspešen zaključek takšnega projekta, lahko podjetju skupaj z drugimi področji prinese kritično prednost pred konkurenco, še posebej v negotovih prihajajočih časih.

Mateja Funtek, Adriatic Consulting